7 punkter for å lage en kommunikasjonsplan og styrke gjennomføring av endringer

Endringssteg 3 (inngår lederutviklingsprogrammet ‘Få folk med’/Slow Change).

Hvordan styrke gjennomslagskraft og lage en kommunikasjonsplan? 

Hvorfor er det viktig å lage en god kommunikasjonsplan før du lanserer endringen?

En vanlig fallgruve er å tro at det er enkelt for andre å se verdien og formålet av endringen. Du har sannsynligvis forberedt deg over lenger tid og forstår det andre ikke vet noe om ennå. Behovet for kommunikasjon blir ofte undervurdert. Derfor får du nå noen utprøvde, forskningsbaserte tips på hvordan du lager en god kommunikasjonsplan som støtter gjennomføringen av endringen sammen med endringsteamet og styrker gjennomslagskraft.

Denne leksjonen er en av lengste i programmet, men gir deg utrolig gode verktøy og metoder som virker. Les gjerne gjennom flere ganger, ta notater, og bruk det du lærer på din endring. Jeg lover at det vil hjelpe deg lykkes. Gjør jobben. Det lønner seg. 

Før vi begynner - er endringen du skal lede åpenbar og meningsfull for deg? For hvis den ikke er det, oppdages det raskt. Da anbefaler jeg deg å tenke over hva kan du gjøre for å akseptere, forankre, og leve med denne endringen så du blir en god ambassadør. Hva skal til? Snakk med din leder? Tenk skikkelig gjennom hvorfor endringen er viktig og haster.

Kommunikasjonsplanen bør speile hvor kompleks og omfattende endringen er, hvor mange som blir påvirket, om folk generelt har tillit til virksomheten og ledelsen, eller om det er mistillit, om folk er engasjerte eller er endringstrøtte, om endringen lett kan forstås som meningsfull eller ikke..

Det gir et bilde av hvor omfattende kommunikasjonsplanen trenger å være og hvem som skal kommunisere hva, når, hvordan, og hvor ofte. Siden kommunikasjon kan trigge både motstand og 'medvilje', er det smart å være litt forsiktig og planlegge kommunikasjonen godt.

Rykter spres like raskt som ild, og mye tid og ressurser kan bli spilt grunnet medarbeideres usikkerhet og bekymring, og baksnakking i korridorer, på sms, og epost. Jobb derfor proaktivt. Bruk tid på å samkjøre dere og tenke gjennom hvem som blir berørt og i hvilken rekkefølge folk trenger informasjon for å kjenne at de blir involvert, sett, hørt og respektert. Styrk spesielt opplevelsen av trygghet, tilhørighet, og utvikling. Hva vil gjøre folk trygge? Hva vil gjøre at folk kjenner seg sett, hørt, og respektert? Hva vil gjøre at folk kjenner at de utvikles og er på vei i rett retning?  

God kommunikasjon, som får folk med, er mer enn enveis annonsering av endringen.

Det beste resultatet oppnår du med en kombinasjon, og her er 7 viktige faktorer du kan reflektere over og bruke uansett hvor stor din endring er: 

 1. TYDELIG FORMÅL/OPPNÅ HVA?

Først av alt - hva vil du oppnå når du kommuniserer? Vil du øke bevisstgjøring, få support fra nøkkelpersoner, diskutere, informere, vise at du bryr deg og vil inkludere? Hva vil du oppnå og hva er linken til hovedbudskapet? Forenkle budskapet så en 10-åring forstår.

Hvis endringen er et pilotprosjekt, si det, og sett en offentlig dato for å evaluere endringen - til den dagen gjør dere alt for å lykkes og samler informasjon. Det er en enkel teknikk som kan redusere mye motstand.

2. FORSTÅ DITT PUBLIKUM

Budskapet skal ikke bare kommuniseres - det skal også forstås. Av de som lytter. Ditt publikum. Noen er mer opptatt av detaljer, noen er mer skeptisk enn andre, noen er mest interessert i fakta og økonomi, andre av hvordan dette kan bidra til en bedre verden. Er de slitne trenger de å få høre at du forstår det og gir endringen noen ekstra ressurser.. Er de mest opptatt av å sikre arbeidsplasser adresserer du det tidlig i fortellingen og som del av hovedbudskapet. Forstå ditt publikum og adresser det som er mest relevant for dem. Hva er de opptatt av? Hva er nøkkelpersoner og uformelle ledere opptatt av?

Er de bekymret over mangel på tid og ressurser, tar du opp det, viser noen løsninger og inviterer til dialog for å finne enda flere. Gjenta hvorfor endringen er viktig, hvorfor det blir bedre for dem, og vis din tillit til at dette klarer dere sammen..

3. FORTELL 'HVORFOR' FØRST 

Skap en forståelse for hvorfor endringen er viktig og haster - før du kommuniserer hva og hvordan. Fortell hvor dere kommer FRA, ER nå, og hvor dere SKAL med respekt og engasjement.

Hjelp de å se tryggheten av å være i stadig bevegelse - akkurat som en som balanserer på line kontinuerlig må justere og endre seg for å holde balansen. Foruten de justeringene ville denne personen ramle av linen.

Hjelp de å kjenne at dere skal til et bedre sted. Hvis folk ikke forstår hvorfor det blir bedre for dem å endre noe, kommer de til å stritte mot. Og hvis ikke du ser ut som, og høres ut som, at du mener og tror på endringen (kanskje fordi du er nervøs for å holde foredraget og takle motstand) - hvorfor skulle da de som hører på deg ville bli med deg dit?

Kanskje dere er inne i en testfase og det er behov for å forklare hvorfor det er viktig med å teste? Fortell hvorfor i forskjellige deler av endringsprosjektet for å øke motivasjon og sikre gjennomføring.

4. INVOLVER NØKKELPERSONER

Ved å involvere relevante nøkkelpersoner i beslutningsprosesser, øker du både din og andres forståelse, og kan ta mer informerte beslutninger. Når endringen skjer, vær tilgjengelig for de som blir berørt - helst daglig, eller sett opp faste møtepunkter, fortell hvordan folk kan gi tilbakemeldinger, og tilby praktisk support eventuelt gjennom andre. Fortell at du trenger hjelp for å lykkes, vil involvere, og er åpen for innspill. Dere kan kanskje ikke gjennomføre alle idéer, men du kan lytte, evaluere timing, og prioritere. 

5. AVKLAR 'NÅR? HVEM? HVA?
Når, skal hva, kommuniseres til hvem - og av hvem? Timing is everything. Tenk gjennom NÅR endringen skal kommuniseres. Lag en plan med de forskjellige stadiene og milepælene gjennom endringen og bestem hva som skal kommuniseres, når, til hvem - hvem skal kommunisere, og i hvilken kanal.

Det er viktig at dere avklarer forventninger, er samkjørte på dette i endringsteamet, og med ledelsen, spesielt for større endringer.

6. 'HVORDAN?' - BRUK FLERE KANALER

Gjenta budskapet nok ganger til publikum har forstått og akseptert. Tilpass innhold og lengde så det passer omstendighetene og de du snakker med. Gå ut fra at du og dere trenger å kommunisere det meste 3-6 ganger - og i hvert fall mye mer enn du tror for å nå frem.

Kommuniser på forskjellige måter, i forskjellige kanaler, og med forskjellige innfallsvinkler. Du må sloss om oppmerksomheten. Folk er travle. Bruk gjerne relevante ting for å fange oppmerksomhet. Hvis for eksempel innkjøp av forpakningsmateriell er ineffektiv og endringen er å effektivisere det - ta med en stor haug av forskjellig emballasje, legg det på gulvet eller bordet, og synligjør hva du snakker om. Det gir inntrykk og du får oppmerksomhet.
 

Det holder ikke med en epost eller en-veis informasjon for å få folk med! Vær litt kreativ og tenk 'hvordan kan vi nå frem akkurat til denne gjengen?' Hvilke kanaler kan og vil du bruke?

Små grupper er bra for involvering og konstruktive diskusjoner. Allmøter når mange og kan gi budskapet tyngde spesielt om senior ledelse bidrar, og for store endringer må daglig leder - og ledelse i alle ledd, formidle ett, felles tydelig budskap. Video er en spennende kanal, animasjoner kan brukes, intranett kan være en bra kanal for dokumenter og artikler. Kanskje du vil la deg intervjue? Virtuelle møter gjennom Skype eller Zoom er ypperlige for å koble sammen folk på tvers også geografisk, kreative workshops kan brukes for å løse utfordringer sammen, postkasser kan settes opp for å ta imot tilbakemeldinger og forslag..

Det som er viktig her er at du og dere bruker flere kanaler, at hovedbudskapet gjentas, er det samme i alle kanaler, og uansett hvem det kommer fra.

Uansett type møte, begynn alltid med å få frem HVORFOR endringen er viktig og haster - før du kommuniserer HVA og HVORDAN. Bygg en case som får folk å forstå hvorfor det dere gjør i dag ikke er bra nok nå. Her kan du bruke FRA-ER-SKAL og Maslow-metoden. Sørg for at dere har ett felles mål som forener dere. Det reduserer motstand og øker kreative innspill.

7. STYRK TILLIT & GJENNOMFØRINGSKRAFT

Tillit er det viktigste du har for å få folk med. Hvis du får et spørsmål og er usikker på svaret, si 'bra spørsmål - jeg vet ikke svaret ennå, men kommer tilbake snarest' (og gjør det du lover : ). Hvis du får motstand og noen legger frem fakta du/dere har misset - la vær å gå i forsvar eller unnskylde deg - si heller 'takk for viktig informasjon - det skal vi ta med og komme tilbake om'.

Anstreng deg for å være realistisk, tydelig, og uttrykke deg med et enkelt språk i korte setninger. Vær ærlig, oppriktig, og åpen. Ikke skjul agendaen eller pakk det for mye inn sånn at det kommer frem etterpå. Det vil undergrave tillit og skape usikkerhet.

Formidle justeringer og nyheter underveis - så raskt du kan, for å unngå usikkerhet, forvirring, rykter, og baksnakking. Legg vekt på at dere snakker ikke om hverandre, men med hverandre. 

Noen grep når du presenterer endringen:

For å inngi tillit og øke gjennomslagskraft er det viktig at du selv er trygg og gir et positivt inntrykk: 

1. Hent kraft fra endringsfundamentet (hvorfor er dette viktig og haster). Fortell det du har å fortelle på en rolig, men engasjert måte, sånn at de andre får et inntrykk av at der fremme blir det bedre! Og i felleskap klarer dere dette. 
   
   
2. Pust UT for å roe deg ned. Du skal kjenne deg litt spent før du begynner. Det skjerper deg. Stå rolig og samlet, snakk naturlig og med kraft i stemmen. Øv mange ganger på forhånd spesielt om dette er en stor og viktig endring så du kjenner deg trygg. Snakk fra hjertet! Dette kan du, eller bør kunne utenat. Tør å vise at du mener hva du sier! Vis at du bryr deg. Er det en tøff endring, som en nedbemanning, og du er lei deg, så vis det også, vis ikke bare at du er sterk og handlingskraftig. Vis at du bryr deg - både om de som må gå, de som skal bli igjen, og strever etter å kjøre en rettferdig prosess. 
   
   
3. Spesielt de 3-4 første setningene i presentasjonen bør du kunne helt utenat. Det er tøffest å komme i gang.. da er vi typisk i reptilhjernen, men etter en stund når du er i gang, får neokorteks slippe mer til, og du kan tenke klarere.

'You're setting yourself up for success!’ når du orker å gjøre disse forberedelsene. Systematisk og profesjonelt skaper du gode forutsetninger for å få oppmerksomhet, tillit, og gjennomslagskraft - du får folk med deg og vekker engasjement.

Når har du og dere kommunisert ferdig?
Det er publikum - de som lytter, som avgjør om kommunikasjonen er effektiv og tilstrekkelig.
Irritasjon, frustrasjon, og motargumenter… er symptomer på at budskapet ikke er forstått og akseptert. Det er energi du kan jobbe med og som kan snus til engasjement. Bruk '6 eller 9'-metoden. Utvid din forståelse og hjelp andre å forstå ved å stille åpne spørsmål som begynner med 'hva, hvilken, når, hvordan, hvorfor, hvem..'.

Din tur
Bruk det du har lært for å styrke gjennomslagskraften og få folk med. Bruk de 7 punktene vi gikk gjennom for å lage en skriftlig kommunikasjonsplan og bli samkjørte om hvem som skal si hva, til hvem, når, hvordan, og i hvilke kanaler, gjennom endringsforløpet. Da kan du lettere måle resultatene underveis og skaper gode forutsetninger for å lykkes.

Oppsummert, reflekter over:

1. Hva vil jeg/vi OPPNÅ?
2. Forstår jeg hva PUBLIKUM er opptatt av?
3. Forklarer FORTELLINGEN 'HVORFOR' først?
4. Hvordan INVOLVERE nøkkelpersoner?
5. Er 'NÅR? HVEM? HVA?' avklart?
6. HVORDAN kommuniserer vi og hvilke KANALER skal vi bruke?
7. Hvordan STYRKE TILLIT & GJENNOMFØRINGSKRAFT?

En viktig endring kan gå i stå på grunn av dårlig kommunikasjon, manglende tillit, eller forvirrende budskap - så forsikre deg om at dere som skal formidle og kommunisere er samkjørte, forberedte, og dyktige på å formidle.

Dersom du eller noen trenger litt hjelp med å lage en god kommunikasjonsplan eller vil bli en mester på endringsledelse er det bare å ta kontakt. Jeg hjelper deg gjerne. Dersom det er en viktig endring lønner det seg.

Jeg tror på deg!

Med vennlig hilsen 

Efwa 

PS. Dette er et av endringsstegene i det nettbaserte programmet ‘Få folk med’/Slow Change (basert på Kotter). Hvis du leder endringer anbefaler jeg deg å styrke dine endrings-skills. 74% av endringer mislykkes grunnet dårlig kommunikasjon. Den feilen trenger ikke du å gjøre. Ta kontakt dersom du vil vite mer. Dette sier andre:

 «Kurskonseptet er utrolig smart. Læring, øving og veiledning «hånd i hånd». Smart at programmet går over litt tid» - Margrete Eiken, Quality Manager, NOAH

"Selv som erfaren prosjekt- og endringsleder har jeg lært nye, verdifulle metoder som gjør meg bedre rustet til å unngå motstand og forsinkelser. Opplegget er bra: nettbaserte, inspirerende, korte videoleksjoner; gode øvelser; ukentlige webinar-samlinger gir en rød tråd; coachingen er nyttig. Anbefales sterkt!" - Linda Berglund, Document Manager PHARMAQ AS

 "Opplegget fungerte mye bedre enn jeg fryktet. En skeptiker er omvendt til ambassadør. Fleksibelt. Mye bra informasjon. Nyttig med webinarer. Et meget godt oppleggJ" - Terje Ulltang, Teknisk sjef, NOAH

"Dette har vært et fantastisk lærerikt kurs som er lett å passe inn i en ellers travel hverdag. Sitter igjen med mye ny kunnskap jeg fikk brukt rett inn i min hverdag. Kan anbefale ledere på alle nivåer å ta dette kurset" - Frode Andersen, Manager Rack & Config. JOTRON

 "Det har gjort lederne godt å være med i ‘Få folk med!’ De ser i større grad verdien av å involvere og få innspill fra andre. De viser større tydelighet og trygghet. De har fått konkrete verktøy som gjør at de raskt kan tenke alternative fremgangsmåter. Opplegget er bra; det er praktisk orientert og tilpasset den hverdagen man står i" - Hans Å. Skumlien, HR-sjef NOAH